Mục lục:
Định nghĩa - Quản lý tài liệu có nghĩa là gì?
Quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ, định vị, cập nhật và chia sẻ dữ liệu cho mục đích tiến trình công việc và kết quả kinh doanh. Chia sẻ tập trung và lưu trữ dữ liệu trong các máy chủ cụ thể giúp các tổ chức truy cập thông tin hiệu quả và hiệu quả, cùng với việc bảo mật dữ liệu được bảo vệ. Các chương trình và máy chủ được sử dụng trong quá trình quản lý tài liệu. Siêu dữ liệu quan trọng được tập trung, trái ngược với phi tập trung hoặc khó định vị.
Techopedia giải thích Quản lý tài liệu
Bằng cách chứa dữ liệu trên một máy chủ được chia sẻ và trong các tệp được chia sẻ, quản lý tài liệu chỉ cho phép người dùng được ủy quyền chỉnh sửa và thêm dữ liệu vào dữ liệu hiện có. Nó cũng đảm bảo rằng việc tải xuống chỉ được thực hiện bởi những người được ủy quyền. Dữ liệu có thể được mã hóa để đảm bảo an ninh hơn nữa.
Máy chủ được chỉ định để quản lý tài liệu cũng có thể chứa các ứng dụng quy trình công việc tích hợp để tối đa hóa quản lý tác vụ và hỗ trợ trong quy trình làm việc chung của tổ chức. Theo dõi tự động các nhiệm vụ của con người diễn ra trong quá trình quản lý tài liệu. Khả năng quy trình công việc tùy chỉnh có thể được xây dựng cùng với các cách sử dụng mẫu phổ biến, loại bỏ nhu cầu tạo tài liệu lặp đi lặp lại.
