Mục lục:
Định nghĩa - Email Retained có nghĩa là gì?
Lưu giữ email là việc lưu giữ hồ sơ nhắn tin tức thời và email trong một tổ chức dựa trên các chính sách của tổ chức có liên quan. Chính sách lưu giữ email được thực hiện theo chính sách công nghiệp, chính phủ hoặc doanh nghiệp. Giữ email và các chính sách liên quan như nhau được yêu cầu trong một tổ chức vì những lo ngại về pháp lý, quy định và quản lý kiến thức.
Techopedia giải thích về việc giữ email
Lưu giữ email khác với lưu trữ email. Trong khi lưu trữ cho phép người dùng doanh nghiệp giữ lại email và tin nhắn tức thời trong một khung thời gian không xác định, việc lưu giữ email sẽ xác định lượng thời gian email hoặc bản ghi tin nhắn tức thời nên được giữ lại trước khi tự động bị xóa. Việc lưu giữ email lâu hơn làm tăng rủi ro bảo mật khi người dùng trái phép có quyền truy cập vào các bí mật của tổ chức hoặc tài liệu bí mật. Việc lưu giữ email ngắn hơn sẽ giúp loại bỏ những vấn đề này và dễ dàng hơn và ít tốn kém hơn khi thực hiện. Tuy nhiên, nó sẽ phải trả giá cho các giám đốc điều hành và nhân viên dài hạn, những người có thể cần các hồ sơ email và tin nhắn cũ để ghi nhớ hoặc đánh giá các quyết định của tổ chức hoặc bộ phận trong quá khứ. Do đó, điều quan trọng là phải có chính sách lưu giữ email thống nhất và nhất quán cho tổ chức và cung cấp khung thời gian lưu giữ tốt nhất. Thực tiễn tốt nhất là thiết lập các chính sách lưu giữ email và tiêu chí xóa dựa trên danh mục nội dung email cùng với sự linh hoạt để phù hợp với việc giữ kiện tụng một cách kịp thời và hiệu quả về chi phí.
Chính sách lưu giữ email giúp một tổ chức theo nhiều cách. Đầu tiên, nó đảm bảo tất cả các tuân thủ quy định được tuân thủ và giảm chi phí không tuân thủ và rủi ro xử phạt. Thứ hai, nó cải thiện hiệu suất của CNTT mà không làm tăng chi phí liên quan. Thứ ba, nó giúp quản lý kiến thức bằng cách cung cấp cho người dùng thông tin để tăng sự đổi mới, cải tiến và năng suất kinh doanh.
