Mục lục:
- Định nghĩa - Hệ thống quản lý hồ sơ (RMS) có nghĩa là gì?
- Techopedia giải thích Hệ thống quản lý hồ sơ (RMS)
Định nghĩa - Hệ thống quản lý hồ sơ (RMS) có nghĩa là gì?
Hệ thống quản lý hồ sơ (RMS) là quản lý hồ sơ cho một tổ chức trong suốt vòng đời của hồ sơ.
Các hoạt động trong quản lý này bao gồm kiểm soát có hệ thống và hiệu quả việc tạo, bảo trì và phá hủy các hồ sơ cùng với các giao dịch kinh doanh liên quan đến chúng. Được coi là một thành phần chính của hiệu quả hoạt động, quản lý hồ sơ tăng thêm giá trị cho tài sản thông tin của tổ chức.
Techopedia giải thích Hệ thống quản lý hồ sơ (RMS)
Một phần của các hoạt động rộng lớn hơn của công ty, quản lý hồ sơ có liên quan đến chính sách quản trị, rủi ro và tuân thủ.
Các hoạt động liên quan đến quản lý hồ sơ là:
- Xác định thông tin cần được nắm bắt.
- Lập kế hoạch thông tin cho tổ chức.
- Thực thi các chính sách và thực tiễn về việc tạo, bảo trì, xử lý hồ sơ
- Tạo một kế hoạch lưu trữ hồ sơ.
- Phân loại, xác định và lưu trữ các hồ sơ.
- Phối hợp cung cấp quyền truy cập nội bộ và bên ngoài vào các hồ sơ lưu giữ quan điểm về quyền riêng tư dữ liệu và bảo mật dữ liệu và kinh doanh.
Lợi ích do quản lý hồ sơ mang lại là:
- Loại bỏ dữ liệu dư thừa.
- Tăng năng suất và trách nhiệm trong tổ chức.
- Giảm trong nghiên cứu cho thông tin đúng. Tài nguyên được lưu từ nghiên cứu tốn thời gian để lấy dữ liệu.
- Lưu trữ hồ sơ hiệu quả chi phí do không có hồ sơ dự phòng. Chi phí hoạt động giảm.
- Tạo hồ sơ được điều chỉnh bởi các tiêu chuẩn và quy định hiện diện trong tổ chức. Vì vậy, nó đảm bảo tuân thủ quy định.
- Quản lý hồ sơ giúp kiểm soát việc tạo và tăng trưởng của hồ sơ.
- Quản lý hồ sơ mang lại khả năng áp dụng các công nghệ mới để lưu trữ hồ sơ.
- Rủi ro kiện tụng được giảm thiểu bằng cách sử dụng quản lý hồ sơ.
- Thông tin quan trọng có thể được bảo vệ tốt và an toàn bằng cách sử dụng quản lý hồ sơ.
- Bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng và tốt hơn vào các hồ sơ có liên quan, nó giúp quản trị tốt hơn và ra quyết định của công ty.
